Проджект-менеджер: задачи, навыки и функции
В наше время очень востребованы проджект менеджеры, которые могут возглавить проект и довести его до желаемого результата.
Содержание:
Любая активность в бизнесе состоит из проектов. Например, создать продукт, сделать рекламную кампанию, нанять специалиста, подготовить рабочее место нового сотрудника, разработать сайт или мобильное приложение и т.д. Неудивительно, что в наше время очень востребованы специалисты, которые могут возглавить проект и довести его до желаемого результата. В общих чертах, задачи проджект-менеджера заключаются в том, чтобы провести декомпозицию предстоящего проекта на отдельные работы, спланировать их выполнение в заданные сроки и при имеющихся ресурсах, поставить задачи команде, проконтролировать их выполнение и предоставить результат заказчику.
Проджект-менеджмент (project management) как функция в организациях различного профиля существует достаточно давно. Популярность профессии project manager (менеджера по управлению проектами) в последнее время связана с внедрением и широким применением в бизнесе гибких структур. Данный подход предполагает для решения определенных задач использование кросс-функциональной команды сотрудников внутри организационной структуры компании. Такая сформированная для реализации проекта группа специалистов нуждается в руководителе, который мог бы объединить их усилия и направить их действия в нужное русло для достижения результата. Роль лидера в этом случае отдаётся менеджеру по управлению проектами.
Предлагаем в данной статье погрузиться глубже в тему и детальнее рассмотреть профессию project manager и её компетенцию.
Чем занимается проджект-менеджер?
У любого проекта есть заказчик. Он может быть внешним, т.е. клиентом компании, но может быть и внутренним, если проект реализуется в интересах самой организации. Чтобы понять род деятельности проджект-менеджера, чем он занимается, предлагаем пройти по всему пути проекта от его появления и до завершения. Вот как выглядит данный маршрут.
Шаг 1. В первую очередь проджект-менеджеру необходимо саккумулировать все требования к проекту, которые предъявляет заказчик. Все пожелания могут поступать ему либо формализовано — в виде брифа или технического задания, либо не структурировано в ходе переговоров, либо и так и так одновременно.
Надо отметить, что не всегда удаётся получить все требования единоразово. Вполне вероятно, что потребуется не одна встреча с заказчиком проекта, чтобы максимально полно собрать все его представления и пожелания. Иногда в качестве клиента может выступать группа заинтересованных сотрудников — пользователей результатов проекта, у которых могут быть свои отдельные требования и представления о том, что в итоге должно получиться. Тогда для составления полной картины потребуется несколько встреч с каждым. Проджект-менеджер должен учесть все точки зрения и включить их в свою работу.
Шаг 2. Необходимо проанализировать полученную информацию, сложить проект в единое целое, оценить трудозатраты и необходимые ресурсы для его реализации. На этом этапе, когда собраны все исходные данные, еще раз может потребоваться согласование параметров проекта с заказчиком, чтобы подтвердить, что у вас общее понимание итогов работы.
Шаг 3. Когда задание финализировано, можно приступать к реализации. Для этого проджект-менеджер должен собрать команду проекта, куда включить специалистов необходимой квалификации, способных решить предстоящие задачи. В неё могут войти как сотрудники самой компании, так и привлеченные со стороны отдельные исполнители или даже целые группы. В последнем случае проджект-менеджеру предстоит дополнительно оценить квалификацию нанимаемых со стороны специалистов, чтобы убедиться, что они обладают необходимым опытом.
Шаг 4. Если проект требует творческих решений, т.е. в нём есть элементы, которые ранее не реализовывались командой, или весь проект имеет признаки новизны, то вполне вероятно, что проджект-менеджер может потребовать собрать участников команды для проведения мозгового штурма, чтобы набросать идеи возможного воплощения будущего проекта. Также может потребоваться изучение других практик.
Шаг 5. Когда у проджект-менеджера сложилась картина самого проекта, наступает этап планирования. В ходе него выстраивается последовательность работ, распределяются зоны ответственности между разными специалистами внутри команды и ставятся задачи для исполнения.
Шаг 6. Начинается сама работа над проектом, которая для проджект-менеджера представляет собой постоянный процесс коммуникации с членами команды. В этой взаимосвязи решаются спорные и проблемные вопросы, чтобы добиться максимального понимания проекта и своих функций участниками, а также конструктивного взаимодействия внутри рабочей группы.
Шаг 7. Проджект-менеджер постоянно держит руку на пульсе проекта, следит, чтобы соблюдались сроки исполнения перечня работ по этапам, и контролирует их результат. Статус фиксируется им в специализированном программном обеспечении, которое даёт ему представление об отставании или опережении планового графика. На этом шаге по договорённости также возможна демонстрация промежуточных результатов заказчику, чтобы получить обратную связь по ходу проекта.
Шаг 8. Завершение промежуточных этапов может сопровождаться оформлением соответствующих документов с заказчиком и привлечёнными исполнителями. Проджект-менеджер должен также отслеживать это направление и обеспечивать соответствующий документооборот по проекту.
Шаг 9. Руководитель проекта доводит проект до завершения, презентует заказчику и защищает его. При отсутствии замечаний и правок можно считать, что проджект-менеджер выполнил свою работу и проект подошёл к своему завершению.
На практике маловероятно, что показанный выше маршрут сложится столь ровно и поступательно. Не всё можно предусмотреть на подготовительном этапе проекта, да и заказчик может внести по ходу дополнения или изменения в проект. Тогда на пути реализации возможны возвраты на шаг, два или даже три назад для корректировки сделанной работы.
Задачи, навыки и функционал
Конечно, главная задача проджект-менеджера довести проект до успешного его завершения, чтобы заказчик — внутренний или внешний — остался доволен полученным результатом. Но всем этим не ограничивается. Прежде всего, проджект-менеджер решает следующие задачи:
Большинство навыков проджект-менеджера можно отнести к разряду «мягких» (soft skills). Это не удивительно, так как до 80% его рабочего времени связано с общением с людьми. Для успешного завершения проекта проджект-менеджеру необходимо:
- Умение коммуницировать. Данное требование можно отнести к разряду приоритетных. Если специалист не может построить диалог, то ему будет сложно добиться успеха на своей позиции.Взаимодействуя с людьми, проджект-менеджеру важно не просто поддерживать позитивный настрой в коммуникации, а уметь дойти до сути требований клиента или обозначаемых проблемных зон участниками команды. Наряду с развитой личной коммуникацией, умение слушать, понимание собеседника и правильная интерпретация переданного сообщения, — очень полезны для данной профессии.
- Аналитические способности. Они помогают проджект-менеджеру правильно оценить порядок работ, требуемые затраты времени и ресурсов для достижения результата. Внимательность к деталям и тщательность в планировании проекта прекрасно дополнят способности анализировать.
- Дисциплина. Без ответственного отношения проджект-менеджеру будет сложно уследить за соблюдением сроков по отдельным работам и контролировать общий график проекта. На длительном периоде даже небольшое отставание на каждом этапе может привести к значительной задержке завершения проекта.
- Лидерские качества. Любая работа с людьми и руководство ими требует развитых навыков управления. Проджект-менеджер должен вызывать доверие и уважение у участников команды, так как в ходе проекта вероятны разногласия и конфликты по тому, как лучше выполнить тот или иной этап. Окончательное решение за менеджером проекта, и оно не должно вызывать сомнения у остальных.
- Терпение. Спокойное и адекватное восприятие плохих новостей способствует успеху проекта, так как неудачи обязательно будут, они неизбежны. Важно, чтобы проджект-менеджер воспринимал их без эмоций, не принимал их близко, находил новое решение и делал соответствующие выводы.
- Умение презентовать проект, защищать его, а также вести переговоры. Эти навыки обеспечивают чуть ли не половину успеха всего проекта. Мало его хорошо подготовить и реализовать, его ещё надо защитить перед клиентом и собственным руководством. Без этих навыков трудно будет получить требуемые ресурсы, должное финансирование и пройти успешную приёмку проекта.
В плане профессиональных навыков проджект-менеджеру пригодится следующее:
- Знание методологии управления проектами и понимание проектных процессов.
- Базовые экономические знания для расчета стоимости проекта и определения этапов его финансирования.
- Уверенное владение рядом компьютерных программ. Прежде всего, речь идет о специализированных приложениях, которые автоматизируют процесс управления проектами, а также о соответствующих офисных программах для ведения документооборота.
На своем рабочем месте проджект-менеджер выполняет следующие обязанности:
Важность его роли для компании
Успех проекта зависит не только от наличия квалифицированных исполнителей. Их работу кто-то должен организовывать, согласовывать и контролировать. Более того, для заказчика важно иметь одну единую точку контакта с проектной группой. Это улучшает взаимодействие и понимание нужных для выполнения проекта работ. В обязанностях проектного менеджера обеспечить это.
К тому же, его опыт позволяет минимизировать непредвиденные и оттого неизбежные ошибки в ходе работы над проектом. Проджект-менеджер со стажем может лучше прогнозировать потенциальные проблемы, находить решение для выхода из сложных ситуаций и делать это наиболее эффективно с сохранением бюджета и сроков проекта.
Дело в том, что опытному специалисту удаётся поработать на множестве проектов и с большим количеством клиентов из разных сфер бизнеса. Даже если заказчики из одной сферы и являются между собой конкурентами, всё равно каждый из них абсолютно уникальный и со своими требованиями к однотипным работам. Т.е. любой проект — это всегда уникальная история, которая никогда не повторяется на все 100%. Всегда есть элемент новизны, несмотря на внешнюю схожесть проектов.
В некоторых компаниях даже на основе критерия опытности выстраивают градацию для профессии project manager и положения в иерархии компании. Менее опытные из них имеют приставку младшего, набивая шишки с разными заказчиками, они вырастают до старшего или даже до статуса, когда уже занимаются управлением группой проектов. Разносторонний опыт и компетенции проджект-менеджера помогают компаниям преодолевать сложности проекта и уверенно двигаться вперед к результату.
Не последнюю роль играет то, что опыт проджект-менеджер положительно влияет на точность оценки сложности проекта и планирования работ по нему, что позволяет лучше подбирать исполнителей в команду, взаимодействовать и мотивировать их.
Читайте также
- Маркетинговая стратегия в эпоху цифровых технологий: тренды 2024 года
- Лидерство в маркетинге: качества и навыки эффективного руководителя
- Что такое маркетинговое исследование простыми словами?